Pravidelné úlohy

Cieľom pravidelných úloh je, spravovať rôzne úlohy opakujúce sa pravidelných časových intervaloch a plánovať tieto úlohy do budúcnosti. Týmto spôsobom sa predíde zabudnutiu aj na menej dôležité úlohy a poskytne sa prehľad vecí, ktoré sa musia na splnenie danej úlohy pripraviť. Pravidelná úloha sa v CDESK vytvára pre konkrétneho zákazníka. Keď sa blíži termín splnenia, automaticky a vytvorí Požiadavka a všetky zúčastnené strany sú o tom informované e-mailom.

Dôvodov prečo vytvárať Pravidelné úlohy je veľa, napríklad pravidelné údržby konkrétnych zariadení raz za rok, donáška kancelárskych potrieb každú druhú stredu v mesiaci atď.

Zoznam pravidelných úloh

Zoznam pravidelných úloh nájdete v CDESK -> Administrácia -> Pravidelné úlohy. Zo zobrazeného zoznamu je možné filtrovať  podľa rôznych kritérií. Upraviť alebo Zmazať pravidelnú úlohy môžete kliknutím na Editovať na konci riadku konkrétnej pravidelnej úlohy.

Zoznam pravidelných úloh

Obrázek: Zoznam pravidelných úloh

 

Vytvorenie novej pravidelnej úlohy

Novú pravidelnú úlohy vytvoríte kliknutím na tlačidlo Nová úloha v hornej časti stránky.

Tlačidlo na vytvorenie novej pravidelnej úlohy

Obrázek: Tlačidlo na vytvorenie novej pravidelnej úlohy

Pri vytváraní pravidelnej úlohy môžete nastaviť veľa rôznych parametrov:

Vytváranie novej pravidelnej úlohy

Obrázek: Vytváranie novej pravidelnej úlohy

Zákazník – vyberte zákazníka, na koho bude táto úloha naviazaná

Miesto – miesto kde sa má úloha vykonať, môže sa vybrať zo zoznamu preddefinovaných miest zákazníka. Táto možnosť sa zobrazí len ak máte zapnutú CMDB Objektovú databázu.

Názov – názov pravidelnej úlohy 

Popis – popis pravidelnej úlohy

Riešiteľ – operátor zodpovedný za túto pravidelnú úlohu, bude notifikovaný o všetkých zmenách. Výber riešiteľa je voliteľný, ak nezadáte žiadneho, pravidelná úloha sa zobrazí v kalendári všetkých operátorov (v závislosti od oprávnení)

Stav – zapnutá/vypnutá – táto možnosť slúži na vypnutie pravidelných úloh bez potreby ich odstrániť zo systému. Vypnuté úlohy zostávajú v systéme a je možné ich neskôr znovu zapnúť. V zozname sú zobrazené so šedým pozadím.

Len na čítanie – Ak je označené, tak pravidelnú úlohu a CDESK požiadavku (ak sa vytvára) môže upravovať len zadávateľ, hlavný operátor a správca

Začiatočný dátum – začiatok plánovanej úlohy (i.e. 01.01.2015)

Koncový dátum – dátum kedy CDESK prestane opakovať pravidelnú úlohu. Ak toto políčko necháte prázdne, pravidelné úlohy sa budú automaticky vytvárať až kým to manuálne nevypnete.

Perióda opakovania – Vyberte interval opakovania úlohy, môžete nastaviť napríklad konkrétny deň v týždni, v mesiaci, v roku alebo v konkrétnych týždňoch (napr. 15. každý druhý mesiac).

Počet dní na splnenie úlohy – Pravidelná úloha sa zobrazí v kalendári po dobu zadaného počtu dní.

Predpokladaný čas výkonu – voliteľná možnosť pre efektívnejšie plánovanie

Vytvárať automaticky požiadavku do CDESK pri opakovaní intervalu – Táto možnosť zapne automatické vytváranie požiadaviek. Požiadavka bude vytvorená stanovený počet dní pred jej plánovaným vykonaním pravidelnej úlohy. Predvolené nastavenie je 14 dní, to však môžete zmeniť v Admin zóna -> Hlavné menu -> Globálne nastavenia -> Plánovanie -> Vytvárať automaticky požiadavku do CDESK. Všetky zúčastnené strany budú o vytvorenej požiadavke informované e-mailom. Táto funkcia je užitočná pre operátorov aby mali lepší prehľad o nadchádzajúcich úlohách.

Nastavenie automatického vytvárania požiadavky z pravidelnej úlohy

Obrázek: Nastavenie automatického vytvárania požiadavky z pravidelnej úlohy
  • Táto možnosť je predvolená v CDESK. Ak nechcete vytvárať požiadavky z pravidelných úloh dopredu, odznačte túto možnosť. Tiež tu môžete nastaviť, nech sa vytvárajú interné požiadavky z danej pravidelnej úlohy (zákazník nebude informovaný o vytvorení a zmenách, bude odstávať iba komunikáciu)

  • Oblasť služby  kategorizácie požiadaviek (pre účely filtrovania). Voľba tohto atribútu musí byť povolená v požiadavkách v Admin zóna -> Hlavné menu -> Globálne nastavenia -> Helpdesk -> Voľba oblasti služby. Tu môžete tiež zadefinovať nové oblasti služieb, ktoré môžete používať v požiadavkách.

  • Typ požiadavky – vyberte z preddefinovaných typov (len správca môže vytvoriť nové typy v Admin zóna -> Hlavné menu -> Globálne nastavenia -> záložka Helpdesk -> sekcia Typy požiadavky). Viac informácií o požiadavkách nájdete tu.

  • Poslať CDESK notifikáciu pri vytvorení požiadavky – odznačením tejto možnosti môžete zablokovať posielanie notifikácií o vytvorení požiadavky

  • Automaticky uzatvoriť na konci dňa s dátumom splnenia  Použite len vo výnimočných prípadoch keď chcete ukončiť požiadavku v posledný deň pravidelnej úlohy, z ktorej bola požiadavka vytvorená.

Poznámka: keď sú všetky parametre vyplnené, kliknite na tlačidlo Uložiť. Ak  vytvárate úlohu so začiatkom dnes, notifikácia sa vykoná o 15 minút od prvého uloženia. Počas tejto doby je možné pravidelnú úlohu editovať, aby ste notifikačnú správu mali v želanom stave.

Nastavenie času vytvárania požiadavky z pravidelnej úlohy

Obrázek: Nastavenie času vytvárania požiadavky z pravidelnej úlohy