Práce servisního oddělení většinou začíná v Modulu Zpracování zpráv, kde jde o přijetí zákaznických e-mailů a jejich automatické zpracování na požadavky v CDESK. Požadavek se automaticky přiřadí odpovědným zaměstnancům a zařadí se do seznamu požadavků v Modulu Požadavky.

Nad tímto požadavkem zadaným v systému, funguje komunikace se zákazníkem prostřednictvím diskuse (např. dohodnutí termínu servisu), a interní komunikace (mezi řešiteli požadavku). Externí komunikaci například s dodavateli, se řeší znovu přímo v požadavku díky funkci Ext-mail. Veškerá komunikace se tak udržuje na jednom místě a není roztroušena v e-mailových schránkách zaměstnanců.

Evidence a správa prodaných a instalovaných zařízení funguje v Modulu CMDB. Systém aktivně pracuje s údaji těchto zařízení. Umožňuje například zákazníkům a technikům přiřazení zařízení při zadávání nebo editaci požadavku. Technik tak přesně ví, o jaké zařízení se jedná, zná jeho servisní minulost, parametry a atributy. Navíc, k plánování pravidelných servisů a kontrol těchto zařízení, využívá společnost Pravidelné požadavky.

Servisní technik zadá v CDESK pravidelné kontroly vždy po instalaci nového zařízení, které jsou v době fungování zařízení automaticky oznámeny a přiřazovány technikům, kteří mají za ně odpovědnost.

Cenové nabídky ALPHASET zpracovává a eviduje v Modulu Cenové nabídky. Zajímavostí je, že Nabídky mohou být akceptovány digitálně, přímo v systému.

Pokud je naplánován servis a se zákazníkem je dohodnut termín, servisní koordinátor přidělí konkrétní časově ohraničené úkoly technikům, kteří je vidí přímo v systému, v mobilní aplikaci a ve svých Microsoft nebo GSuite kalendářích.

Provedenou práci technici evidují v Modulu Plnění, který jim umožňuje velmi komfortní a detailní zápis o provedení opravy, instalace nebo servisu, s informacemi o provedené práci s fotodokumentací, použitém materiálu a dopravě.

Pro ALPHASET se na míru řešilo Money S4/S5 propojení. Po odsouhlasení plnění zákazníkem se jedním klikem z požadavku vytváří a posílá objednávka do propojeného ERP Money S4/S5. V Money se tato přijatá objednávka následně fakturuje a celý proces fakturace probíhá již v Money. Modul Adresář/Modul Společnosti díky propojení synchronizuje zákazníky mezi systémy, čímž se eliminuje duplicitní práce.

Modul Sklad je třešničkou propojení. V CDESK se sladí všechny skladové karty z Money, které se vyberou jako skladové položky na výdejku, ta se naváže na plnění, aby byl snadno identifikovatelný použitý materiál.

Nastavením tohoto procesu a vzájemným propojením ERP systému sCDESK Service Desk se v ALPHASET ušetří enormní množství manuální práce a duplicitního zadávání údajů, které vznikají při fakturaci. Po zavedení procesu došlo téměř ke 100% snížení chybovosti při fakturaci, markantnímu zvýšení produktivity a transparentnosti vůči zákazníkům.

Nenahraditelnou součástí manažerského rozhodování jsou přehledy a reporty. CDESK je poskytuje nativně, ale také propojením se software Microsoft PowerBI.

Důležité bylo především odstranění papírové agendy. V ALPHASET se to podařilo digitalizací servisních výkazů, které byly vytvořeny na míru tak, aby přesně odpovídaly požadovanému vzoru. Servis je ukončen po automatickém vygenerování servisního výkazu, který zákazník podepisuje technikovi na místě zásahu, přímo v mobilu nebo tabletu. Servisní výkaz se následně ukládá v požadavku a zasílá se zákazníkovi.

Za zmínku stojí i Modul Znalostní báze, kde ALPHASET v rámci společnosti sdílí návody, postupy a další informace, do kterých mohou zaměstnanci nahlédnout vždy, když potřebují.

V případě, že vás tato případová studie zaujala, neváhejte nás kontaktovat.