CDESK je součástí
společnosti Mazars již několik let

O společnosti

Mazars je 5. největší konzultační společností na Slovensku a působí zde od roku 2000. Klientům poskytuje služby v oblasti auditu a účetnictví, daňového, finančního poradenství, konzultací, udržitelnosti a firemní odolnosti. Je součástí přední mezinárodní společnosti.

Cíl

Zajistit efektivnější komunikaci, digitalizovat interní procesy a vztahy se zákazníky, monitoring SLA a sledovat vytíženost operátorů.

„CDESK se stal v průběhu let naší nedílnou součástí. Interní požadavky jsou sjednocené, efektivní a funkční. Jejich řešení a komunikace s klienty je přehledná a transparentní. V poměru cena, kvalita, výkon a podpora, je Inova Logic jedním z předních dodavatelů na Slovensku.“

Michaela Hecht, manager, Mazars 

Stav před nasazením

CDESK jsme si vybrali v první řadě na to, abychom sjednotili komunikaci, která nebyla efektivní, neuměli jsme sledovat požadavky, jejich počet, plnění, neměli jsme určené termíny ani odpovědné osoby.

Řešení

CDESK nabídl cenově výhodné řešení, které zjednodušilo a zefektivnilo práci ve společnosti Mazars.

Při onboardingu nových zaměstnanců se používají Šablony požadavků. Pro úspěšné a kompletní přijetí nového zaměstnance do firmy je nutná kooperace více interních oddělení. Šablona to zajišťuje díky předdefinovaným Úkolům a Pracovním příkazům, které je přesně určují pro každé oddělení. Práce na jednom požadavku je tak rozdělena na menší celky.

Pokud se požadavek týká určitých výdajů, používá se další výhoda – Schvalování. Proces je rozdělen do několika kroků, přičemž každý potvrzuje přidělený schvalovatel. Požadavek lze řešit až po jeho schválení.

Mnoho z klientů společnosti Mazars nemá vytvořen účet v CDESK, protože ho využívají sporadicky. Je zřízena e-mailová adresa, na kterou tito klienti mohou posílat své požadavky. Modul Zpracování zpráv v systému CDESK se postará o jejich automatické zpracování do podoby požadavku. Požadavek je na základě pravidla přidělen operátorovi, který se o konkrétního klienta stará. CDESK seskupuje komunikaci s klienty, vzájemně mezi pracovníky, ale také s dodavateli, přehledně na záložkách Diskuse a EXT-mail přímo na požadavku. Tento scénář je výhodný pro obě strany, neboť klient nadále pohodlně komunikuje pomocí e-mailu a společnost Mazars má veškerou komunikaci zaznamenanou v CDESK.

Při plnění pravidelně se opakujících akcí využívá Mazars Pravidelné požadavky, které se automaticky generují ve stanovených intervalech.

Každý požadavek má přiděleného řešitele. Jedná se o osobu odpovědnou za jeho splnění. Pokud řešitel není dostupný, vyřešení požadavku připadne zastupujícímu řešiteli.

Při plnění požadavků je důležité dodržování termínů, které se stanovují na základě SLA. Při sledování termínů pomáhají dashboardy Úvodního přehledu a Reporty.

Závěr

Díky systému CDESK se v Mazars podařilo digitalizovat a efektivně nastavit všechny vytyčené procesy. HR má dokumenty v elektronické podobě a fyzické kopie nejsou potřebné. Při řešení požadavků se používají plně digitalizované schvalovací procesy s přesně definovanými kroky. Přestože klienti nadále komunikují pomocí mailů, všechny zprávy se automaticky přenášejí do CDESK. Díky tomu se žádná zpráva neztratí a každá komunikace je zaznamenána.

Přechod na novou technologii, změna návyků klientů, ale i operátorů nebyla jednoduchá. Implementace ale proběhla hladce a společnost Mazars vyzdvihla nadstandardní podporu a ochotu neustále zlepšovat servis ze strany CDESK.

Důležitým faktorem, který pomohl při výběru bylo, že CDESK je více jazykový. Většina klientů společnosti Mazars je ze Slovenska nebo z České republiky a to, že mají aplikaci v rodném jazyce, je jistě předností. Pro anglicky mluvící klienty je snadné přepnout si jazyk aplikace do angličtiny. Navíc, data jsou uložena na území Slovenské republiky.

Důvodem pro CDESK je podle představitelů společnosti nadstandardní podpora a ochota neustále zlepšovat servis. Ať už se jedná o nastavení CDESK nebo jde o zcela nové funkcionality, vždy je velmi rychlá zpětná vazba i řešení. Vícekrát se požadavek od společnosti Mazars dostal do seznamu vylepšení a reálně se vyřešil.