Přijímání hovorů v CDESK, vlastní tiskové formuláře z požadavků/plnění a mnoho dalších funkcí

29. března 2024

VoIP v CDESK – Uvádíme první způsob komunikace v rámci Omnichannel

Velkou novinkou verze 3.2.0 je propojení s VoIP telefonní ústřednou. Díky tomu lze hovory přijímat a uskutečňovat hovory přímo z CDESK. Hovory se mohou zpracovávat v podobě požadavků nebo jako plnění. Řešení je napojeno na telefonního operátora VIPTEL , který poskytuje své služby na území Slovenské a České republiky a také je možný provoz pro ostatní země EU.

Hovory můžete uskutečňovat z vašeho mobilního zařízení (Android, IOS) nebo z počítače (Windows), buď s běžnou náhlavní soupravou / sluchátky nebo libovolným VoIP zařízením.

Samotná funkcionalita telefonování probíhá přes telefonní ústřednu nezávisle na CDESK. Systém CDESK slouží ke zpracování hovoru do podoby požadavků / plnění. Hovory proto můžete uskutečňovat vždy, i když máte vypnutý CDESK. Když CDESK opět zapnete, hovory se zpětně synchronizují a můžete z nich dodatečně vytvořit požadavky / plnění, případně zavolat volajícímu zpět přímo z CDESK.

Práci s hovory můžete provádět ve dvou nových rozhraních. První, pro rychlé zpracování hovorů, menší modální okno, díky kterému vybavení hovorů provedete i během toho, než pracujete v CDESK na jakémkoli jiném záznamu. Druhé, celoobrazovkový režim, pro komplexnější práci s hovory.

Prehľad hovorov v modálnom okne — **Obrázek:** Přehled hovorů v modálním okně

Prehľad hovorov v celoobrazovkovom zobrazení — **Obrázek:** Přehled hovorů v celoobrazovkovém zobrazení

Pokud se číslo volajícího, už nachází v modulu Kontakty, automaticky se zobrazí jméno kontaktu a použije se automaticky při zakládání požadavku / plnění. V případě, že se jedná o nové číslo, je možné jej uložit mezi Kontakty během hovoru nebo po skončení hovoru.

V průběhu letošního roku dopracujeme přepis hovoru do textu a další komunikační kanály pro Omnichannel, jako například WhatsApp, Facebook Messenger a v plánu je i Microsoft Teams a Instagram.

Vlastní tiskové formuláře z požadavků a plnění

CDESK v sobě obsahuje několik tiskových sestav používaných v různých modulech. S novou verzí 3.2.0 byla doplněna funkcionalita, díky které v požadavcích a plnění můžete mít vlastní tiskové sestavy s vlastním designem. Jsou to například záznamy ze servisů, protokoly o provedení práce nebo protokoly revizních prohlídek.

Tiskové sestavy jsou graficky navrženy přes low-code platformu Netgrif, která je úzce integrována s CDESK. Toto řešení umožňuje vytvořit designově propracovanou tiskovou sestavu, která bude splňovat také specifické nároky.

Při tvorbě tiskových sestav máte možnost postupovat dvěma způsoby. První možností je zaslání podkladů na náš support a celou sestavu zpracuje InovaLogic. Druhou možností je vaše participace na tvorbě a konfigurace sestavy. V současné době můžete formulář nahrubo nakreslit sami, následné vyladění formuláře a spárování formuláře s vaším prostředím CDESK provede tým InovaLogic. Vy na závěr můžete v CDESK přes GUI propojit jednotlivá políčka na formuláři s údaji v systému CDESK. Manuál s postupem publikujeme brzy. Každá z těchto možností je zpoplatněna na základě stráveného času.

Do tiskových sestav lze zahrnout pole z požadavků, plnění a konfiguračních položek. Mnohá pole se chovají dynamicky, což znamená, že když nějaké pole obsahuje v sobě další strukturu dat, tak se přenese do tiskové sestavy.

Po nakonfigurování Netgrif konektoru se v požadavku / plnění pod tlačítkem Akce zobrazí možnost, pro vytvoření tiskové sestavy. Tisková sestava se uloží ve formátu pdf v příloze požadavku, plnění nebo v příloze navázané konfigurační položky. Pracujeme také na uložení přímo do počítače / mobilu.

Vlastní sestavy v prostředí CDESK se aktivují v Globální nastavení -> Konektory, API -> konektor Vlastní sestavy přes NETGRIF.

Ukážka tlačovej zostavy vytvorenej z plnenia — **Obrázek:** Ukázka tiskové sestavy vytvořené z plnění

Po konfigurácii Netgrif konektora pod tlačidlom Akcia pribudne možnosť pre vytvorenie tlačovej zostavy — **Obrázek:** Po konfiguraci Netgrif konektoru pod tlačítkem Akce přibude možnost pro vytvoření tiskové sestavy

Uživatelem definovaná pole se mohou zobrazovat na různých místech v požadavku

Uživatelem definovaná pole se dosud vždy zobrazovala na konci požadavku. V praxi se ale vyskytují situace, kdy vyplnění Uživatelem definovaných polí je nejdůležitější částí požadavku. Proto jsme s verzí 3.2.0 dopracovali nastavení, aby se Uživatelem definovaná pole zobrazovala na začátku požadavku.

Nastavení se nachází na šablonách požadavků, proto je možné jej nakonfigurovat zvlášť pro každou šablonu. Uživatelem definovaná pole lze umístit před společnost, za název požadavku a za popis požadavku.

Nastavenie Umiestnenie používateľských polí vo formulári na šablóne požiadavky — **Obrázek:** Nastavení Umístění uživatelských polí ve formuláři v šabloně požadavku

Požiadavka, kde sú používateľom definované polia pred spoločnosťou — **Obrázek:** Požadavek, kde jsou uživatelem definována pole před společností

Do seznamu plnění lze zahrnout čerpané volno

Od update 3.2.0 se v seznamu plnění mohou zobrazovat i čerpané volno. Díky tomu lze vytvořit úplný výkaz odpracovaného času s evidencí reálně vykonané práce s připočtením čerpaného volna.

Záznamy volna jsou od plnění za odpracovaný čas barevně odlišeny. Pokud žádost o volno trvá několik dní, plnění je vytvořeno za každý den samostatně. Například dovolená trvající tři dny bude mít vytvořena tři plnění v trvání podle nastavení, obvykle to je 8 hodin.

Žádosti o volno se v seznamu plnění zobrazují pouze pokud je v Globální nastavení -> Žádosti o volno zapnuta možnost K žádosti o volno, vytvořit záznam interního plnění. Pro zobrazení žádosti o volno je také třeba v seznamu plnění zaškrtnout možnost Zobrazit žádosti o volno.

Žiadosti o voľno zobrazené v zozname plnení — **Obrázek:** Žádosti o volno zobrazené v seznamu plnění

Nastavenie K žiadosti o voľno, vytvoriť záznam interného plnenia, ktoré sa nachádza v Globálnych nastaveniach žiadosti o voľno — **Obrázek:** Nastavení K žádosti o volno, vytvořit záznam interního plnění, které se nachází v Globálních nastaveních žádosti o volno

Nové modré schéma

Hlavními barvami systému CDESK jsou oranžová a černá. Od verze 3.2.0 lze oranžovou barvu nahradit modrou. Toto nastavení se aplikuje i na e-mailové notifikace.

Nové modré schéma se zapíná v Globální nastavení -> Ostatní -> Změna barevného schématu CDESK.

CDESK v modrej farebnej schéme — **Obrázek:** CDESK v modrém barevném schématu

Seznam oprav verze 3.2.0

Přečtěte si více i k dalším novinkám verze 3.2.0

Požadavky

Požadavek se otevře v nové kartě prohlížeče, pokud se během kliknutí stiskne klávesa Ctrl

Dosud nebylo možné požadavek otevřít v nové kartě prohlížeče. Nyní lze dosáhnout otevření v nové kartě tím, že během kliknutí na název požadavku se drží klávesa Ctrl. Například na předchozí kartě zůstane otevřený seznam požadavků, ze kterého byl požadavek otevřen. Je tak možné nadále pracovat v seznamu, nebo se prokliknout na konkrétní požadavek.

V seznamu požadavků se při požadavku s volným schvalováním zobrazuje tooltip informující o stavu schvalování a názvu schvalovacího procesu

Má-li požadavek nad sebou navázané volné schvalování, pak v seznamu požadavků pod stavem požadavku se zobrazuje i stav volného schvalování. S posledním updatem bylo doplněno, že když se přejede myší nad stav volného schvalování, tak se zobrazí tooltip informující o stavu schvalování a názvu schvalovacího procesu.

Tooltip informujúci o stave schvaľovania a názve schvaľovacieho procesu — **Obrázek:** Tooltip informující o stavu schvalování a názvu schvalovacího procesu

Na šabloně požadavku přibyla konfigurace pro výběr projektové zakázky

Od verze 3.2.0 lze konfigurovat výběr projektové zakázky i pro jednotlivé šablony požadavků. Pro výběr projektové zakázky lze nastavit možnosti: Vypnuto, Nepovinné, Povinné. Také lze nastavit uživatelské role, které pole Projektová zakázka uvidí a budou moci editovat při vytváření požadavku a uživatelské role, které toto pole budou moci editovat na již vytvořeném požadavku.

Na šablóne požiadavky pribudla konfigurácia pre výber projektovej zákazky — **Obrázek:** Na šabloně požadavku přibyla konfigurace pro výběr projektové zakázky

Byly upraveny podmínky pro zobrazení záznamů při použití filtru Moje k řešení

S posledním update byly upraveny podmínky pro zobrazení záznamů při použití filtru Moje k řešení. Od nynějška se při použití tohoto filtru zobrazí pouze tyto požadavky:

Kde je přihlášený uživatel nastaven jako řešitel
Požadavky přiřazené na řešitelskou skupinu uživatele, ale řešitel není přiřazen
Přihlášený uživatel je nastaven jako pomocný řešitel

Použitie filtra Moje na riešenie v zozname požiadaviek — **Obrázek:** Použití filtru Moje k řešení v seznamu požadavků

Pokud má společnost navázán pouze jeden provoz nebo místo a na požadavku je její výběr povinen, provoz / místo se předvyplní

V nové verzi CDESK byl také urychlený výběr provozu a místa na požadavku. Provoz / místo se automaticky předvyplní, pokud má společnost navázán pouze jeden provoz nebo místo a na požadavku je její výběr povinný.

Polia prevádzka a miesto na požiadavke — **Obrázek:** Pole provoz a místo na požadavku

Pravidelné požadavky

Do exportu seznamu pravidelných požadavků byl doplněn sloupec Nejbližší generování

V seznamu pravidelných požadavků se nachází sloupec Nejbližší generování informující o nejbližším datu, kdy bude požadavek vygenerován. Ve verzi 3.2.0 byl tento sloupec přidán i do exportu seznamu pravidelných požadavků.

Stĺpec Najbližšie generovanie v exporte zoznamu pravidelných požiadaviek — **Obrázek:** Sloupec Nejbližší generování v exportu seznamu pravidelných požadavků

V seznamu pravidelných požadavků byl přidán sloupec informující o periodě generování

V seznamu pravidelných požadavků přibyl sloupec Perioda. Obsahuje informaci o tom, s jakou periodou jsou generovány pravidelné požadavky.

Stĺpec Perióda v zozname pravidelných požiadaviek — **Obrázek:** Sloupec Perioda v seznamu pravidelných požadavků

Úkoly

V notifikaci o změně popisu úlohy je barevně označen nový text

V předchozím update byla doplněna notifikace, když je provedena změna nad úkolem, včetně toho, když je změněn její popis. Nyní bylo doplněno, že když přijde oznámení o změně textu, nový text je barevně vyznačen. Změna textu úlohy je barevně vyznačena i v historii úlohy.

Farebne vyznačený text v histórii úlohy — **Obrázek:** Barevně vyznačený text v historii úlohy

Projekty a Projektové zakázky

Při ukončování Projektu / Projektové zakázky se kontroluje, zda navázaná zakázka neobsahuje neukončené záznamy, jako například požadavky

V předchozích verzích bylo možné ukončit Projekt nebo Projektovou zakázku, i když navázané záznamy nebyly ukončeny. S verzí 3.2.0 se dopracovala kontrola, zda všechny záznamy jsou ukončeny. Pokud některý z navázaných záznamů není ukončen, nelze ukončit ani Projekt / Projektovou zakázku.

Zkrácení textu ve sloupci Aktuální stav k datu v seznamu Projektů / Projektových zakázek

Pokud je text ve sloupci Aktuální stav k datu dlouhý, nezobrazí se v seznamu celý, Pro zobrazení celého textu je třeba kliknout na ikonu, která se zobrazuje při výseku textu. Po kliknutí na ikonu se objeví modální okno s náhledem celého textu.

S předchozím updatem byla pro Projekty a Projektové zakázky přidána nová záložka Projektový deník, kde se zaznamenává aktuální stav řešení Projektu / Projektové zakázky. Tento aktuální stav se v seznamu Projektů / Projektových zakázek zobrazuje pod sloupcem Aktuální stav k datu.

Ikona pre zobrazenie celého textu z Projektového denníku — **Obrázek:** Ikona pro zobrazení celého textu z Projektového deníku

V Ganttově diagramu byla přidána tlačítka pro přiblížení / oddálení

V předchozím update byl v modulu Projekty doplněn Ganttův diagram, který graficky znázorňuje aktuální stav řešení projektu a všech navázaných objektů. S updatem 3.2.0 byla v Ganttově diagramu doplněna tlačítka pro přiblížení a oddálení. Také bylo přidáno tlačítko Zoom to fit, které přizpůsobí zobrazení aktuálnímu rozlišení obrazovky.

Nové tlačidlá v Ganttovom diagrame pre úpravu zobrazenia — **Obrázek:** Nová tlačítka v Ganttově diagramu pro úpravu zobrazení

Přibyla oprávnění k viditelnosti a editaci vlastních kódů Projektů / Projektových zakázek

Update 3.2.0 přinesl oprávnění viditelnosti a editaci vlastních kódů. Toto oprávnění bylo přidáno pro Projekty, Projektové zakázky, subdodávky, požadavky ale i pro úkoly.

Nové oprávnenie na viditeľnosť a editáciu vlastných kódov — **Obrázek:** Nové oprávnění pro viditelnost a editaci vlastních kódů

Nabídky

Byla přidána možnost nakonfigurovat výchozí platnost nabídky, která se automaticky předvyplní při zadávání nových nabídek

V Globální nastavení -> Nabídky přibylo nové nastavení Výchozí doba platnosti nabídky (počet dní). Čas nastavený v tomto poli se automaticky předvyplní při zadávání nových nabídek.

Nové nastavenie Predvolená doba platnosti ponuky (počet dní) — **Obrázek:** Nové nastavení Výchozí doba platnosti nabídky (počet dní)

Konfigurační databáze

Pro volitelná pojmenování pro Konfigurační databázi je možné přidat i překlady do aktivních jazyků

V Globální nastavení -> CMDB lze nastavit vlastní pojmenování pro CMDB, Hlavní skupiny položek, Typy položek a Seznam položek. Od verze 3.2.0 lze pro vlastní pojmenování nastavit i překlady do aktivních jazyků systému CDESK.

Nastavenie Voliteľné pomenovanie názvov — **Obrázek:** Nastavení Volitelné pojmenování názvů

Žádosti o volno

Bylo do seznamu plnění přidáno čerpání volna. Více se dočtete v sekci Plnění

V seznamu plnění se zobrazují záznamy o čerpání volna. Tuto novinku více popisujeme v sekci TOP novinek.

V seznamu žádosti o volno byl doplněn filtr umožňující rychle zjistit, kteří uživatelé právě čerpají volno

V seznamu žádosti o volno přibyl filtr Datum čerpání. Při použití tohoto filtru se vybere datum a následně se v seznamu zobrazí všechny aktivní žádosti k danému datu. Díky tomu lze rychle zjistit, kteří uživatelé v dané datum čerpají volno.

Filter Dátum čerpania v žiadosti o voľno — **Obrázek:** Filtr Datum čerpání v žádosti o volno

Je možné editovat žádost o volno, která je právě čerpána

S posledním update přibyla možnost editovat data na čerpané žádosti o volno. V předchozí verzi se v drop-down menu pod tlačítkem Akce zobrazovala možnost Zrušit žádost. Tato možnost byla přejmenována na Zrušit celou žádost. Při výběru této možnosti je žádost kompletně zrušena.

Také ale přibyla možnost Zrušit částečně žádost k datu. Ta se zobrazuje i na právě čerpaných žádostech. Při výběru této možnosti se zobrazí modální okno s výběrem data, od kdy žádost nebude platná.

Tlačidlá Zrušiť celú žiadosť a Zrušiť čiastočne žiadosť k dátumu, ktoré sa zobrazujú pod tlačidlom Akcia — **Obrázek:** Tlačítka Zrušit celou žádost a Zrušit částečně žádost k datu, které se zobrazují pod tlačítkem Akce

Modálne okno pre čiastočné zrušenie žiadosti o voľno — **Obrázek:** Modální okno pro částečné zrušení žádosti o volno

Uživatelé a skupiny

Do exportu seznamu skupin byl přidán sloupec Popis skupiny

Pro každou uživatelskou skupinu lze evidovat popis. Od verze 3.2.0 lze Popis skupiny zařadit i do exportu seznamu skupin.

Stĺpec Popis skupiny je možné zaradiť do exportu skupín — **Obrázek:** Sloupec Popis skupiny lze zařadit do exportu skupin

Konektory, API

Pro LDAP a MS Entra ID (Azure AD) konektor byl doplněn nastavitelný Interval synchronizace

Synchronizace LDAP konektoru a MS Entra ID (Azure AD) konektoru dosud probíhala automaticky každých 24 hodin a toto nastavení nebylo možné změnit. S update 3.2.0 přibyla možnost nastavení vlastního intervalu synchronizace.

Nastavenie vlastného intervalu synchronizácia LDAP konektora — **Obrázek:** Nastavení vlastního intervalu synchronizace LDAP konektoru

Zastupování

Byly přidány notifikace pro připomenutí nadcházejícího zastupování

V Globální nastavení -> Notifikace -> Základní nastavení v části Zastupování bylo přidáno nové nastavení Připomenutí před aktivací, díky kterému lze nastavit odesílání notifikací pro připomenutí nadcházejícího zastupování.

Nastavenie Pripomenutie pred aktiváciou — **Obrázek:** Nastavení Připomenutí před aktivací

Obecné funkce

Byl implementován nový nástroj pro volný výběr barev (colorpicker) s lepším fungováním a zobrazováním čísla barvy

S update 3.2.0 byl přidán nový colorpicker s lepším fungováním a zobrazováním čísla barvy. Rovněž umožňuje nastavit více barevných kombinací a zobrazuje i čísla barev.