Ve verzi 3.1.1. se téměř každý modul vylepšil. V požadavcích přibyla nová záložka umožňující komunikaci jako v e-mailovém klientovi, v zakázkách byla zlepšena fakturace, plnění získala evidenci členství.
Ext-mail: Komunikace k požadavku jako v mailovém klientovi
Díky nové záložce Ext.mail se rozšiřují možnosti komunikace nad požadavkem o komunikaci s třetí stranou. Doposud bylo možné vést komunikaci ve dvou vláknech. První vlákno je komunikace mezi řešitelem a zákazníkem. Druhé vlákno představuje komunikaci mezi řešiteli navzájem. Obě tyto komunikace probíhaly na záložce Diskuse. Nová záložka Ext.mail umožňuje nový druh komunikace, který znáte ze svého e-mailového klienta. Díky této záložce si můžete založit tolik vláken, kolik potřebujete a pokryjete kompletní komunikaci k požadavku. Zprávy se posílají pouze na zadané adresy, tzn., že není použito automatické navrhování adres. Stejně tak odpovědi přicházejí pouze na zadané adresy v rámci daného vlákna.
Při odesílání e-mailu lze do zprávy vložit číslo a název požadavku, popis, připojeného zákazníka, termín splnění, a také přílohy. Díky tomu příjemci zprávy obdrží všechny informace, které potřebují.
Stejně jako v případě jiných záložek na požadavcích, přístup k Externímu e-mailu je řízen oprávněními. Díky tomu se zajistí, že komunikace probíhající na této záložce nebude přístupná každému uživateli.
Nový Widget zobrazující aktuální stav požadavků
Update 3.1.1 také přináší nový widget Aktuální stav požadavků, který lze umístit na Úvodním přehledu. Widget poskytuje rychlý přehled o řešení požadavků vybraných řešitelů. Zobrazuje tyto sloupce: Nepřiřazeno neprodleně, Nepřiřazeno se zmeškanou odezvou, Nepřiřazeno se zmeškaným splněním, Otevřeno neprodleně, Zmeškaná odezva a Vyřešeno za posledních 10 dní. V každém sloupci se nachází číselný údaj o množství požadavků příslušejících do daných skupin.
Notifikace z JIRA úlohy pro řešitele připojeného požadavku
JIRA konektor přidaný v minulé verzi 3.1.0 poskytuje propojení mezi JIRA úlohami a požadavky v CDESKu. V tomto update byla přidána funkce odesílání notifikací o změnách na JIRA úloze. Notifikace jsou určeny pro řešitele požadavky, na které je JIRA úloha navázána.
Pravidla, kdy jsou notifikace odesílány, se nastavují přímo v JIRA konektoru na záložce Webhook. Notifikace mohou být odesílány při změně řešitele a při změně stavu JIRA úlohy.
Zjednodušení fakturace
Nový update přinesl funkce, které výrazně usnadňují práci při fakturaci. CDESK umožňuje naráz fakturovat více zakázek. Avšak před verzí 3.1.1 se vytvářel jen jeden koncept obsahující všechny zakázky. Nyní se pro každou zakázku se vytváří zvláštní koncept. Zároveň, když koncept vytvoří jeden pracovník, bude moci v něm pokračovat i jiný uživatel.
Během práce s konceptem se všechny změny automaticky ukládají. Také přibylo tlačítko, které umožní zahodit tyto změny.
Pro zjednodušení práce byla v seznamu zakázek přidána možnost filtrace záznamů s rozpracovanou fakturací.
Zobrazování detailů čerpání hodin k účetním položkám v požadavku
Vylepšením prošel i formulář požadavků. Odteď vedle pole Zakázka najdete ikonu, která umožňuje zobrazit tabulku s informacemi o účetních položkách. Zobrazují se pouze nearchivované účetní položky, jejichž účtování je závislé na plnění.
V případě, že jde o paušální účetní položky, zobrazují se informace o předplacených hodinách, zůstatek z předplacených hodin, údaj o čerpaných hodinách ze všech dosud nefakturovaných fakturačních plnění s vybranou účetní položkou a také kolik by zákazníkovi zbylo hodin po vyfakturování všech nefakturovaných plnění.
Jedná-li se o nepaušální účetní položku, tzn. hodinová sazba nebo sazba za jednotku, zobrazuje se součet nefakturovaných plnění s uvedenou účetní položkou.
Pokud zakázka obsahuje paušální i nepaušální účetní položky, zobrazí se obě. Zobrazování těchto položek je řízeno oprávněními.
Kopírování šablon požadavků
V případě, že potřebujete vytvořit šablonu, která má být velmi podobná jako dříve vytvořená šablona, můžete využít nové funkce kopírování šablon. Do kontextového menu v seznamu šablon byla přidána možnost Kopírovat. Po kliknutí se zobrazí formulář jako při zadávání nové šablony, avšak všechna pole budou předvyplněna podle zkopírované šablony.
Zobrazování schválených nabídek v seznamu požadavků
Pokud s požadavky používáte i nabídky, od nového updatu již nemusíte otevírat požadavky, abyste zjistili, které nabídky byly schváleny. Tato informace se může zobrazovat přímo v seznamu požadavků díky novému sloupci Schválené nabídky. Ve sloupci se nachází název nabídky a celková částka položek bez DPH. Tyto údaje lze zahrnout i do XLS reportu.
Zároveň do rozšířeného filtru přibyla nová podmínka Suma schválených nabídek, která umožňuje filtraci záznamů na základě výše částky schválených položek na nabídce.
Evidence členství
V případě, že si zákazníci u vás platí členství, například aby měli nárok na zvýhodněný servis, pomocí nového konektoru Evidence členství můžete evidovat délku trvání tohoto členství. Řešení vzniklo pro potřebu automatizace evidence zvýhodněných zákazníků, kteří si prostřednictvím platební karty platí paušál. Platební brána přijímá platby, externí software tyto platby zpracovává a zapisuje do CDESKu datum platnosti tohoto paušálu přes API rozhrání. V případě zájmu můžeme doplnit ruční ovládání přímo v CDESKu.
Po aktivaci konektoru se zobrazí ve formuláři společnosti a při zápisu plnění. V případě, že se koncový uživatel přihlásí do CDESKu, vidí tuto informaci v horní liště.
V případě, že zákazník s platným členstvím zadá požadavek, tomuto záznamu bude přiřazen příznak VIP a před ostatními požadavky bude zvýhodněna vyšší prioritou. Nicméně je potřeba mít v Globálních nastaveních zapnutý VIP servis.
Pokud řešitel zapisuje plnění na takový požadavek, v API rozhraní konektoru může být nastavena účetní položka se zvýhodněnými sazbami. Po skončení členství se při výběru účetní položky zobrazí hlášení o uplynutí trvání členství.
Automatické zpřístupnění společnosti pro řešitele bez plného přístupu
Při používání CDESKu v minulosti nastával případ, kdy novou společnost zakládal řešitel, který neměl přístup ke všem evidovaným společnostem a po založení ztratil k ní přístup. Po novém updatu bude mít tuto nově vytvořenou společnost automaticky přístupnou. Je to zajištěno automatickým nastavením řešitele ke společnosti s volbou viditelností společnosti a současně je i volitelným řešitelem pro společnost.
Zakázán přesun CI objektu mezi společnostmi, pokud se objekt již používá v požadavku nebo v jiné položce
Doteď bylo zajištěno, aby v požadavku, na kterém byl vybrán CI objekt z konfigurační databáze nebylo možné změnit společnost za jinou. Předchází se tím nechtěnému jevu, kdy by se společnost v požadavku neshodovala se společností na CI objektu.
V aktuálním updatu byla doplněna kontrola i ze strany samotného CI objektu. Nyní již není možné změnit společnost navázanou na CI objektu, pokud se daný objekt již používá na záznamech v CDESKu. Například je-li připojen na požadavek, pracovní příkaz nebo zakázce.
Do exportu seznamu společností lze zařadit sloupce GPS souřadnic
Díky konektoru Google Maps je možné zobrazit adresu společnosti na Google mapách a také získat GPS souřadnice dané adresy. Bližší informace o Google Maps konektoru naleznete ve zvláštním článku. Po novém updatu lze tyto souřadnice zahrnout i do XLS exportu.
Zároveň byla přidána podpora pro načtení těchto souřadnic během importu záznamů.
Hromadný export vystavených faktur do PDF
Export vystavených faktur do PDF je možný dvěma způsoby:
- Rozdělit do samostatných PDF – vygenerují se všechny faktury vyhovující nastavenému filtru, přičemž pro každou fakturu se vytvoří zvláštní PDF soubor. CDESK je automaticky uloží do zip souboru, který si uživatel stáhne.
- Spojit všechny do jednoho PDF – všechny faktury vyhovující nastavenému filtru se spojí do jednoho souboru PDF a tento jeden soubor se vygeneruje a stáhne.
.
Export vystavených faktur do formátu ISDOC
Ve vystavených fakturách také přibyla možnost exportu ve formátu ISDOC, který lze importovat do ERP systémů. Export v tomto formátu je možný i pro více faktur současně.
Otevírání linků na nové kartě
Linky otevírané z CDESKu se po novém updatu zobrazují v nové kartě prohlížeče. Tím se zabrání, že nebudou zrušeny neuložené změny na záznamu.
Tagy v pravidelných požadavcích
Při definování pravidla pro pravidelné požadavky je nyní možné určit tagy. Ty se budou nacházet ve všech požadavcích, které budou automaticky vytvořeny z daného pravidla.
Číslo šablony v exportu požadavků
V seznamu požadavků se nachází sloupec Šablona obsahující informaci o čísle šablony, ze které byl požadavek vytvořen. V nové verzi CDESKu lze tento sloupec zahrnout do XLS reportu seznamu požadavků.
Zlepšené rozložení sloupců v otevřeném požadavku v záložce Plnění
S verzí 3.1.1 byl také vylepšen výpis plnění na otevřeném požadavku. Změněno bylo pořadí sloupců. Jejich šířky byly upraveny tak, aby byly co nejvíce přehledné. Například pro sloupec Popis bylo vyhrazeno nejvíce místa, aby se snáze četl. Naopak sloupec s názvem požadavku byl zmenšen a celý název požadavku se zobrazí v tooltipu po najetí kurzorem.
Sloupec Doba plnění byl vyměněn za nový sloupec Doba celkem, který kromě doby plnění zahrnuje i zbývající čas.
Povinný, nepovinný a vypnutý ve výběru provozu a místa na požadavku
V globálních nastaveních požadavků byla nastavení Zapnout výběr provozu a Zapnout výběr místa přejmenovaná na Výběr provozu a Výběr místa. Zároveň byl pro tato nastavení přidán výběr s možnostmi Povinný, nepovinný a vypnutý.
Úprava oprávnění v editaci požadavků pro zákaznické účty
CDESK umožňuje zpřístupnit oprávnění pro editaci požadavků i pro jiné účty jako Operátor, Pracovník a Administrátor. Pokud má takové konto zpřístupněnou editaci, po novém updatu nebude možné měnit pole: Řešitelská skupina, Řešitel a Stav. Aby mohl uživatel editovat tato pole, musí patřit do skupiny Operátor, Pracovník nebo Administrátor.
Export časů plnění do Excelu v číselném formátu
Při exportu seznamu požadavků do XLS lze zahrnout i údaje o časech plnění. Formát těchto časů byl nyní upraven tak, aby bylo možno s nimi dále pracovat v Excelu.
Úpravy v jednoduchém filtru požadavků
S verzí 3.1.1 byly přidány nové funkce v jednoduchém filtru. Ve sloupci Vytvořil bylo doplněno volné textové vyhledávání, díky čemuž lze vyfiltrovat i ty požadavky, které mají v poli Vytvořil zadaný libovolný text. Také bylo přidáno vyhledávání podle čísla požadavku.
Automatické uložení posledního filtru
V seznamu požadavků a plnění se již dříve nacházela ikona umožňující aktivovat naposledy použitý filtr. Nyní byla tato funkce použita také pro jednoduchý filtr pro tyto moduly. Díky tomu je práce v seznamech mnohem rychlejší.
Akce na zpracování zprávy v kontextovém menu
Zpracování přijaté zprávy bylo dosud možné až po jejím otevření a po vybrání některé z možností pod tlačítkem Akce. V novém updatu jsme proces manuálního zpracování zpráv zrychlili tím, že tyto akce jsme přidali přímo do kontextového menu, které se zobrazuje vedle každé zprávy v seznamu zpráv ke zpracování. Zprávu pak lze zpracovat přímo ze seznamu, bez potřeby jejího otevírání.
Zjednodušený výpis vlastností v CI Type
CI Type může obsahovat množství doplňkových vlastností, přičemž je důležité určit, v jakém pořadí se budou zobrazovat. Avšak při konfiguraci CI Typu se pod každou doplňkovou vlastností zobrazují nastavení, jejichž seznam je poměrně dlouhý.
Abychom zlepšili orientaci v tomto seznamu a tím usnadnili i řazení jednotlivých vlastností, nad seznam jsme přidali checkbox, který umožňuje vypnout zobrazování nastavení k doplňkovým vlastnostem. Při jeho aktivaci se v seznamu zobrazují pouze názvy vlastností.
Filtrování CMDB databáze podle typu objektu v doplňkové vlastnosti
Na CI Type lze přidat doplňkovou vlastnost typu vazba, která se bude odkazovat na stejný CI Type. V seznamu CI objektů přibyla možnost, aby se při takové konfiguraci zobrazovaly pouze záznamy spadající pod daný CI Type.
Zastupování, i když žádost o volno nebyla schválena
S novým updatem v Globálních nastaveních Žádostí o volno přibyl přepínač Aktivovat zastupování i bez schválení žádosti o volno. Když je v CDESKu tato možnost zapnuta, v době volna se automaticky aktivuje zastupování nastavené v žádosti o volno, i když tato žádost nebude schválena.
Oprávnění k nastavení e-mailů
K oprávněním pro uživatele bylo přidáno nové oprávnění Nastavení e-mailů. Umožňuje nastavit přístup a editaci e-mailů v Profilu uživatelů, včetně vlastních e-mailů pod svým profilem.
